Thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ?

Trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chắc hẳn nhiều doanh nghiệp và người sử dụng vẫn còn nhiều băn khoăn trong việc nhận diện hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những đặc điểm thể hiện cần có của một hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp.

Nghị định 119 được ban hành là một dấu mốc quan trọng trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ, với mục tiêu số hóa, cải cách thủ tục hành chính và quản lý thuế. Và nghị định đã quy định rõ các điều khoản để một hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp tại khoản 5 điều 4; các điều 6,7,8 của Nghị định.

Hóa đơn điện t gồm 3 loại:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

1. Các trường thông tin trên một hóa đơn điện tử hợp lệ

Căn cứ theo Thông tư số 32 về hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các trường tiêu chuẩn cơ bản, cũng tương tự như hóa đơn giấy như sau:
  • Những thông tin của hóa đơn: mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế của Người bán
  • Thông tin người mua: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • Nội dung hàng hóa, dịch vụ trao đổi, bao gồm:
    • Số thứ tự, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
    • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế VAT, tổng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ
    • Ký và đóng dấu của người bán hàng và người mua hàng (trong trường hợp cần thiết)
Ngoài ra, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có các chỉ tiêu sau:
  • QR Code – Bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử không có liên
  • Ký hiệu số Serial
  • Chữ ký số
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
  • Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Hơn thế nữa, cần lưu ý một số đặc điểm thể hiện một hóa đơn điện tử hợp lệ
  • Nội dung viết bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Nếu cần viết tiếng nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được để trong ngoặc đơn ( ) bên phải hoặc đặt cỡ chữ nhỏ hơn ngay dưới dòng tiếng Việt.
  • Một số trường hợp không bắt buộc có chũ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trông hóa đơn là: hóa đợn nước, hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng điều kiện tự in.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử (theo điều 7)

Bán hàng hóa thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Cung cấp dịch vụ thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Giao nhiều lần / Giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

3. Hướng dẫn tra cứu, xác thực tính hợp pháp của hóa đơn điện tử qua Internet

Doanh nghiệp có thể đối chiếu với các tiêu chuẩn về các trường mục và thời điểm lập Hóa đơn điện tử như đã liệt kê ở mục 1 và mục 2 để xác định tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử thông qua Trang Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Như vậy, theo điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn:
  • Đảm bảo tính toàn vẹn cho các thông tin ghi trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được xuất ra ở dạng cuối cùng chính là hình thức hóa đơn điện tử
  • Thông tin ghi trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Về FPT.eInvoice

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT tự hào là đơn vị triển khai hệ thống Xác thực hóa đơn cho Tổng Cục Thuế từ năm 2015 và các hệ thống lõi (hạ tầng CNTT và ứng dụng) của Bộ Tài chính hay Tổng Cục Thuế trong hơn 23 năm qua.

Phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn với đầy đủ các tính năng, các mẫu hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế. FPT.eInvoice nổi bật với 5 yếu tố TIẾT KIỆM – QUẢN LÝ THÔNG MINH – SỬ DỤNG ĐƠN GIẢN – BẢO MẬT – TƯ VẤN 24/7. Phần mềm điện toán đám mây hóa đơn điện tử – FPT.eInvoice đã xuất xắc nhận danh hiệu Sao Khuê năm 2019.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice và chữ ký số FPT.CA, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Trụ sở chính tại: Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark 72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Hotline: 0919 62 68 29 hoặc 0987 89 28 72 hoặc 19006625

Website: https://einvoice.fpt.com.vn/

Facebook: https://www.facebook.com/fpteinvoice/

Bạn hãy đăng nhập vào Facebook để thực hiện bình luận và chia sẻ bản tin này cho bạn bè.

Hotline:
1900 636 191 - 0914 206 850 1900 636 191

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu?

Bạn đã thấy FPT.eINVOICE hỗ trợ các doanh nghiệp hàng đầu như thế nào, hãy để chúng tôi giúp bạn

Liên hệ ngay

Hoặc gọi 0914 206 850 /1900 636 191 để có báo giá tốt nhất.