Vì sao nhà hàng, khách sạn nên sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy?

Với những lợi ích thiết thực về nhiều khía cạnh, hóa đơn điện tử đang dần chiếm được sự tin tưởng từ các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng, khách sạn. Vậy những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có thể giải quyết được như thế nào? Hãy cùng FPT.eInvoice tìm hiểu hóa đơn điện tử nhà hàng, khách sạn trong bài viết dưới đây.
Sử dụng hóa đơn điện tử FPT.eInvoice trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn

Nhà hàng hay khách sạn là những lĩnh vực kinh tế có số lượng khách hàng rất lớn, liên tục đến sử dụng sản phẩm ngắn trong một khoảng thời gian ngắn và đi. Doanh nghiệp làm ăn phát đạt cũng tỉ lệ thuận với số lượng hóa đơn xuất ra mỗi ngày thanh toán cho khách hàng.

1. Xử lý khối lượng hóa đơn lớn mỗi ngày

Với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp cần tối thiểu là 03 ngày để xử lý xong những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn vì hầu hết các thao tác kế toán cần làm đều là thủ công tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực.

  • Thu chi chi phí dịch vụ của khách hàng
  • Xử lý dữ liệu thông tin khách hàng (nhập liệu, lưu trữ)
  • Phát hành số lượng lớn hóa đơn cho Khách hàng
  • Các chứng từ nhập và xuất hàng từ kho, mua nguyên liệu đầu vào.
  • Chi trả chi phí đầu vào hằng ngày cho nhà cung ứng.
  • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
  • Bảo quản, lưu trữ hóa đơn….
>>> Hóa đơn điện tử – cắt giảm chi phí, tối ưu thời gian

Khi áp dụng hóa đơn điện tử vào hệ thống hoạt động của nhà hàng, khách sạn; kế toán sẽ cắt được giảm được 80% thời gian nhập liệu, thông tin dữ liệu chỉ cần nhập 1 lần duy nhất, sau đó chỉ cần click chọn tiết kiệm thời gian, tránh xảy ra sai sót. Theo đó, chi phí in ấn và các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn cũng giảm bớt rất nhiều. Kế toán tăng hiệu suất làm việc.

2. Khó quản lý và kiểm soát tình hình hóa đơn của các chuỗi cửa hàng, chi nhánh cùng hệ thống

Nếu muốn tổng hợp chi tiết Doanh thu của từng chi nhánh, kiểm soát Hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào, Số lượng Hóa đơn được xuất ra tại từng chi nhánh,… Nhà hàng phải kiểm kê bằng phương pháp nhập liệu và đếm thủ công. Con số thiếu chính xác và tốn thời gian.

>>> Hóa đơn điện tử giải quyết bài toán về Hóa đơn cho Nhà hàng một cách triệt để và tối ưu.

Với một phần mềm trên nền tảng công nghệ có liên kết với nhau, doanh nghiệp có thể dễ dàng thống kê doanh thu và tình hình phát hành hóa đơn của doanh nghiệp của từng chi nhánh và của toàn bộ doanh nghiệp. Báo cáo sẽ được thống kê chi tiết đến từng đơn vị sản phẩm nhỏ, từng khách hàng một cách chính xác và hoàn toàn tự động.

Nhà hàng, khách sạn khi sử dụng hóa đơn điện tử có thể quản lý và kiểm soát chặt chẽ hơn các chi nhánh. Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro trong giao dịch, lưu trữ lẫn bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn.

3. Gây bất tiện và mất thời gian cho khách hàng

Khi sử dụng dịch vụ tại nhà hàng khách sạn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các cán bộ sử dụng dịch vụ cho mục đích công việc thường cần lấy hóa đơn để thanh toán. Tuy nhiên, đối với hình thức hóa đơn giấy, doanh nghiệp thường không thể xuất hóa đơn ngay lập tức. Khách hàng thường phải mất từ 3 – 10 ngày để nhận được hóa đơn qua hình thức chuyển phát hoặc là tự quay lại để lấy. Chưa kể nếu có sai sót trong hóa đơn, thời gian còn kéo dài hơn nữa.

Điều này làm tốn nhiều thời gian và công sức của cả 2 bên mà vẫn khó tránh khỏi xảy ra sai sót. Đôi khi còn gây ảnh hưởng tới nhận xét và phản hồi của khách hàng khi đánh giá chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

>>> Sử dụng hóa đơn điện tử, mọi quy trình được xử lý nhanh chóng bằng phần mềm điện tử.

Quy trình tạo và phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Chỉ một lần nhập liệu duy nhất, thông tin của khách hàng và lịch sử giao dịch đã được lưu trữ trên phần mềm trong suốt 10 năm. Và khách hàng hoàn toàn có thể nhận được hóa đơn ngay trong ngày qua sms/ email hoàn toàn nhanh chóng và tiện lợi. Khi sai sót xảy ra, thủ tục chỉnh sửa và nhận hóa đơn cũng sẽ được kế toán giải quyết nhanh chóng, đem đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice – chuyển đổi dễ dàng, vững vàng nghiệp vụ

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT tự hào là đơn vị triển khai hệ thống Xác thực hóa đơn cho Tổng Cục Thuế từ năm 2015 và các hệ thống lõi (hạ tầng CNTT và ứng dụng) của Bộ Tài chính hay Tổng Cục Thuế trong hơn 23 năm qua.

Phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn với đầy đủ các tính năng, các mẫu hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế. FPT.eInvoice nổi bật với 5 yếu tố TIẾT KIỆM – QUẢN LÝ THÔNG MINH – SỬ DỤNG ĐƠN GIẢN – BẢO MẬT – TƯ VẤN 24/7. Phần mềm điện toán đám mây hóa đơn điện tử – FPT.eInvoice đã xuất xắc nhận danh hiệu Sao Khuê năm 2019.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice và chữ ký số FPT.CA, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Trụ sở chính tại: Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark 72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Hotline: 0919 62 68 29 hoặc 0987 89 28 72 hoặc 19006625

Website: http://fpt.dichthuata2z.com/

Facebook: https://www.facebook.com/fpteinvoice/

Bạn hãy đăng nhập vào Facebook để thực hiện bình luận và chia sẻ bản tin này cho bạn bè.