Sản xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất, một phần đáng kể nghiệp vụ nội bộ có thể làm phát sinh biến động hàng hóa, tài sản hoặc công cụ trên hệ thống nhưng không phải lúc nào cũng mang bản chất của một giao dịch bán hàng. Nghị định 254 làm rõ thêm ranh giới này bằng cách đưa một số trường hợp phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh vào nhóm không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Một trường hợp điển hình là máy móc, thiết bị được đưa sang đơn vị khác để phục vụ gia công hàng hóa. Các quy định cũ vẫn yêu cầu lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay hoặc cho mượn. Nghị định 254 tách riêng trường hợp máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định hoặc công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn. Điều kiện ở đây khá chặt. Tài sản phải được cho mượn để phục vụ việc gia công hàng hóa của chính bên cho mượn; việc cho mượn không phát sinh khoản thu; đồng thời quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp giao tài sản. Vì vậy, cùng một hoạt động đưa máy móc ra khỏi nhà máy nhưng cách xử lý hóa đơn có thể khác hoàn toàn tùy bản chất giao dịch. Nếu doanh nghiệp bán thiết bị, cho thuê có thu tiền hoặc chuyển quyền sở hữu, giao dịch không nằm trong ngoại lệ này. Nếu doanh nghiệp chỉ đưa khuôn, máy móc hoặc công cụ sang nhà gia công để họ sản xuất hàng cho mình rồi nhận lại tài sản sau đó, nghiệp vụ có thể không phải sử dụng hóa đơn điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện trên. Về vận hành, thay đổi này chuyển trọng tâm kiểm soát từ việc mặc định tạo hóa đơn mỗi khi tài sản được đưa ra ngoài sang việc phân loại đúng mục đích của lần xuất tài sản. Hệ thống quản lý tài sản hoặc ERP cần phân biệt được ít nhất giữa bán, cho thuê, cho mượn phục vụ gia công và các hình thức điều chuyển khác. Hồ sơ nghiệp vụ đi kèm cũng phải đủ để chứng minh tài sản được giao cho đơn vị nào, phục vụ hợp đồng gia công nào, có hay không khoản thu và quyền sở hữu có được chuyển giao hay không. Nếu các thông tin này chỉ tồn tại rời rạc ở hợp đồng, bộ phận sản xuất và kế toán, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ đưa nhầm một nghiệp vụ thuộc ngoại lệ vào luồng hóa đơn hoặc ngược lại. Nhóm thứ hai liên quan đến hàng hóa và dịch vụ doanh nghiệp tự tạo ra rồi sử dụng cho chính hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trước ngày 1/7/2026, Nghị định 123 và Nghị định 70 vẫn đặt hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ trong nhóm phải lập hóa đơn, ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, chẳng hạn chuyển kho, xuất vật tư hoặc bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất. Nghị định 254 mở rộng nhóm không phải sử dụng hóa đơn điện tử sang hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính mình, bao gồm cả tài sản cố định do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự sản xuất. Quy định này được dẫn chiếu từ các trường hợp tương ứng tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế giá trị gia tăng. Sự thay đổi này đặc biệt có ý nghĩa với các doanh nghiệp có nhiều luồng xuất kho nội bộ. Trên cùng một ERP hoặc WMS có thể đồng thời tồn tại hàng bán cho khách, nguyên vật liệu chuyển sang công đoạn tiếp theo, bán thành phẩm chuyển giữa các bộ phận, công cụ do nhà máy tự sản xuất để đưa vào sử dụng và hàng hóa xuất cho những mục đích khác. Không phải tất cả các lệnh xuất kho này đều đi vào cùng một luồng hóa đơn. Hệ thống vì thế phải dựa trên mục đích nghiệp vụ, thay vì chỉ dựa vào việc “có xuất hàng khỏi kho hay không”, để xác định giao dịch có phải chuyển sang hệ thống hóa đơn.
Ngân hàng, tài chính và bảo hiểm (BFSI)
Trong BFSI, nghiệp vụ hóa đơn được phân tách khá rõ theo bản chất từng giao dịch. Cùng nằm trên một hệ thống ngân hàng hoặc tài chính, nhưng khoản phí dịch vụ, tiền gửi, giao dịch ngoại tệ, phát hành chứng khoán, bán nợ hay phí bảo hiểm có thể đi theo những cách xử lý hoàn toàn khác nhau. Từ Nghị định 254, điểm kiểm soát vì thế nằm ngay ở bước phân loại giao dịch trước khi dữ liệu được chuyển sang hệ thống hóa đơn. Đối với ngân hàng, một số giao dịch được xác định rõ là không phải sử dụng hóa đơn điện tử, gồm nhận tiền gửi; phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp và giấy tờ có giá; bán nợ; giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa mọi khoản thu phát sinh quanh các nghiệp vụ đó đều được loại khỏi hóa đơn. Chẳng hạn, một khoản phí chuyển tiền hoặc phí dịch vụ ngân hàng vẫn phải được đánh giá riêng theo bản chất dịch vụ. Vì vậy, hệ thống nghiệp vụ cần nhận diện được loại giao dịch trước khi quyết định dữ liệu có tiếp tục đi vào quy trình lập hóa đơn hay không.
Giao dịch bán ngoại tệ có cơ chế xử lý riêng. Theo Nghị định 254, ngân hàng không phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán ngoại tệ. Thay vào đó, thông tin chi tiết của từng giao dịch được lưu trên hệ thống; đến cuối tháng, ngân hàng lập bảng tổng hợp các giao dịch đã phát sinh và lưu tại đơn vị. Bảng này không phải định kỳ gửi lên cơ quan thuế mà chỉ được cung cấp khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Như vậy, trọng tâm của nghiệp vụ chuyển từ phát hành hóa đơn cho từng giao dịch sang bảo đảm dữ liệu giao dịch được lưu đầy đủ, chính xác và có thể truy xuất khi cần.
Bên cạnh đó, ngân hàng được bổ sung vào nhóm có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn, khả năng tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu. Với mô hình này, hóa đơn được lập và gửi trực tiếp cho người mua, đồng thời dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế theo cơ chế hóa đơn không có mã, thay vì từng hóa đơn phải chờ cơ quan thuế cấp mã trước khi phát hành.
Một cơ chế khác áp dụng cho một số dịch vụ cung cấp trực tiếp cho cá nhân là người tiêu dùng. Nghị định 254 bổ sung Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo Mẫu 01/TTGD đối với các dịch vụ như ngân hàng, trung gian thanh toán, thông tin tín dụng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử và một số dịch vụ tài chính khác. Điều kiện là doanh nghiệp phải có phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch và lưu được dữ liệu thu tiền tương ứng với từng giao dịch. Dữ liệu này được duy trì ở cấp giao dịch trong suốt kỳ, sau đó tổng hợp theo Mẫu 01/TTGD để chuyển cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định. Cơ chế này khác với bảng tổng hợp bán ngoại tệ ở chỗ dữ liệu 01/TTGD được gửi định kỳ cho cơ quan thuế, còn bảng bán ngoại tệ chỉ lưu nội bộ và cung cấp khi được yêu cầu.
Ở các công ty tài chính và chứng khoán, vấn đề tương tự nằm ở việc tách giá trị của chính giao dịch tài chính khỏi các khoản phí dịch vụ đi kèm. Nghị định 254 đưa phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá, bán nợ và sản phẩm phái sinh vào nhóm không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, phí tư vấn phát hành, môi giới, phân phối, quản lý hoặc các dịch vụ khác vẫn phải được xác định riêng. Vì vậy, một hồ sơ giao dịch có thể vừa chứa phần không phải sử dụng hóa đơn điện tử, vừa chứa phần vẫn phải lập hóa đơn. Hệ thống nghiệp vụ và kế toán phải tách được hai cấu phần này để chỉ loại đúng phần giao dịch thuộc phạm vi Điều 7.
Một số dịch vụ tài chính B2C như kinh doanh chứng khoán, giao dịch tài sản mã hóa và dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn các-bon cũng có thể áp dụng 01/TTGD khi đáp ứng điều kiện về hệ thống quản lý chi tiết từng giao dịch và dữ liệu thu tiền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không chỉ lưu một con số tổng cuối kỳ mà phải giữ được dữ liệu chi tiết của từng giao dịch để tổng hợp, đối chiếu và chuyển cho cơ quan thuế theo mẫu quy định.
Trong bảo hiểm, quy trình tiếp tục được phân tách theo từng loại nghiệp vụ. Đối với tái bảo hiểm, các khoản phí và khoản thu khác như nhượng tái bảo hiểm, hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu liên quan thuộc nhóm không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này chỉ áp dụng cho tái bảo hiểm, không mở rộng sang toàn bộ hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Vì vậy, hệ thống nghiệp vụ phải tách dữ liệu bảo hiểm trực tiếp khỏi tái bảo hiểm ngay từ đầu để tránh tự động sinh hóa đơn cho các khoản thuộc diện loại trừ.
Với nghiệp vụ bảo hiểm cần thời gian đối soát, Nghị định 254 bổ sung bảo hiểm vào nhóm dịch vụ có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên và được xác định thời điểm lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát. Trước đó, cơ chế này mới áp dụng rõ cho một số trường hợp như bảo hiểm qua đại lý. Từ Nghị định 254, phạm vi được mở rộng cho các nghiệp vụ bảo hiểm đáp ứng điều kiện thực tế về tần suất giao dịch và nhu cầu đối soát. Vì vậy, hệ thống phải phân biệt nghiệp vụ nào lập hóa đơn theo thời điểm ghi nhận doanh thu và nghiệp vụ nào được chờ đến khi hoàn thành đối soát mới lập hóa đơn.
Đồng bảo hiểm tạo ra một cách lập hóa đơn khác tùy vào việc ai là bên trực tiếp thu phí. Nếu từng doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm tự thu phần phí của mình, mỗi doanh nghiệp lập hóa đơn cho khách hàng theo phần phí tương ứng. Nếu các bên ủy quyền cho một doanh nghiệp thu toàn bộ phí, doanh nghiệp thu hộ lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng; các doanh nghiệp còn lại lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ theo phần phí được hưởng. Vì vậy, ngay từ hợp đồng, hệ thống phải lưu được tỷ lệ tham gia, bên thu hộ và phần phí của từng doanh nghiệp để xác định đúng người lập và người nhận hóa đơn.
Thông tư 91 còn bổ sung cơ chế riêng đối với phí bảo hiểm đã lập hóa đơn nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa thu được tiền. Doanh nghiệp căn cứ dữ liệu phí chưa thu của tháng trước để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp, kèm bảng kê số hóa đơn, số tiền và tiền thuế cần điều chỉnh. Quy trình vì thế không kết thúc tại thời điểm hóa đơn được phát hành. Hệ thống thu phí phải tiếp tục theo dõi trạng thái đã thu hoặc chưa thu của từng khoản phí, rồi cuối kỳ đối chiếu với dữ liệu hóa đơn để xác định các khoản cần điều chỉnh. Thông tư cũng cho phép lập hóa đơn điều chỉnh không tham chiếu hóa đơn gốc trong một số trường hợp, với lý do điều chỉnh như hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi làm giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm.
