Trong bộ tiêu chuẩn báo cáo phát triển bền vững GRI Standards, GRI 306: Waste 2020 tập trung vào việc đánh giá và công bố các tác động liên quan đến chất thải phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp và chuỗi giá trị. Trong đó, GRI 306-1 yêu cầu doanh nghiệp xác định các hoạt động, yếu tố đầu vào và đầu ra có thể gây ra những tác động đáng kể liên quan đến chất thải; còn GRI 306-2 tập trung vào các biện pháp phòng ngừa phát sinh chất thải, quản lý tác động và giám sát dữ liệu chất thải. Hai tiêu chí này tạo cơ sở để doanh nghiệp nhận diện nguồn phát sinh, đánh giá các biện pháp quản lý và minh bạch hóa những nỗ lực giảm thiểu tác động môi trường.

Giấy là một trong những nguồn chất thải phát sinh từ hoạt động hành chính và vận hành doanh nghiệp. Tác động môi trường của giấy không chỉ xuất hiện khi tài liệu bị thải bỏ mà còn bắt đầu từ quá trình sản xuất, vốn đòi hỏi nguyên liệu gỗ, nước và năng lượng. Tại Việt Nam, theo số liệu của Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam (VPPA), tiêu thụ giấy in và viết năm 2025 tăng 29,2% so với năm trước, cho thấy nhu cầu đối với nhóm giấy này vẫn tiếp tục gia tăng. Trong bối cảnh đó, việc hạn chế in ấn và sử dụng hồ sơ giấy trong các hoạt động nghiệp vụ là một hướng tiếp cận giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, đồng thời góp phần phòng ngừa phát sinh chất thải ngay từ nguồn.

Trong mô hình văn phòng không giấy, hệ sinh thái số FPT IS hỗ trợ doanh nghiệp giảm nhu cầu sử dụng chứng từ giấy tại nhiều khâu trong quy trình vận hành. FPT.SPro cho phép số hóa biểu mẫu, đề nghị và quy trình phê duyệt nội bộ, hạn chế việc in ấn và luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận. FPT.eContract hỗ trợ khởi tạo, ký kết và quản lý hợp đồng dưới dạng điện tử, trong khi FPT.eInvoice đáp ứng nghiệp vụ lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Khi các quy trình này được triển khai thay thế cho phương thức xử lý bằng giấy, doanh nghiệp có thể giảm nhu cầu in ấn, sao chép và lưu trữ chứng từ vật lý, qua đó góp phần phòng ngừa phát sinh chất thải giấy theo định hướng của GRI 306-2.

Kinh nghiệm triển khai của FPT IS cho thấy khả năng ứng dụng mô hình này vào thực tế vận hành doanh nghiệp. Trong số các khách hàng sử dụng FPT.eInvoice, có doanh nghiệp ghi nhận tới 250.000 hóa đơn được phát hành chỉ trong một ngày. Nếu giả định mỗi hóa đơn được in trên một tờ giấy A4 định lượng 80 g/m², khối lượng giấy cần sử dụng sẽ tương đương khoảng 1,25 tấn trong ngày đó, chưa tính các tài nguyên phục vụ in ấn và lưu trữ. Đây là quy mô giấy có nguy cơ trở thành chất thải sau khi hoàn thành mục đích sử dụng, cho thấy ý nghĩa của việc thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử. Tương tự, trong lĩnh vực quản trị nội bộ, tại một doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu sản phẩm gỗ ở Việt Nam với hơn 2.000 nhân sự và nhiều nhà máy, mỗi ngày phát sinh hàng trăm yêu cầu cần phối hợp xử lý giữa các phòng ban. Trước khi số hóa, quy trình phê duyệt vẫn phụ thuộc vào việc in tờ trình, chuyển hồ sơ giấy qua nhiều bộ phận để xin chữ ký trực tiếp và chờ người có thẩm quyền phê duyệt. Với đặc thù vận hành phân tán, các công đoạn này khiến việc xử lý yêu cầu gắn liền với hoạt động in ấn và luân chuyển chứng từ vật lý. Sau khi triển khai FPT.SPro, doanh nghiệp chuyển sang khởi tạo yêu cầu, phê duyệt và theo dõi tiến độ trực tiếp trên hệ thống. Hiện có 107 quy trình đang vận hành số, với hơn 10.000 yêu cầu được xử lý mỗi tháng. Trường hợp này minh họa cách doanh nghiệp có thể thay thế những công đoạn xử lý hồ sơ giấy bằng quy trình điện tử, qua đó hạn chế nhu cầu in ấn và góp phần phòng ngừa phát sinh chất thải giấy ngay từ nguồn.

Để những thay đổi trong quy trình vận hành thực sự đóng góp cho mục tiêu phát triển bền vững, doanh nghiệp cần có cơ sở định lượng để đánh giá mức độ giảm sử dụng tài nguyên sau khi số hóa. Thay vì chỉ thống kê số lượng hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử hay yêu cầu được xử lý trực tuyến, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số thực tế như lượng giấy tiêu thụ, số trang in ấn và nhu cầu lưu trữ hồ sơ vật lý trước và sau khi triển khai. Chẳng hạn, việc đối chiếu khối lượng giấy sử dụng tại bộ phận kế toán qua các kỳ, kết hợp với tỷ lệ giao dịch được xử lý hoàn toàn trên môi trường số và sự thay đổi về khối lượng giao dịch, có thể giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ giảm phụ thuộc vào chứng từ giấy. Những dữ liệu vận hành này không chỉ phục vụ đánh giá hiệu quả chuyển đổi số mà còn tạo cơ sở xác định lượng chất thải giấy được ngăn ngừa phát sinh. Theo định hướng của GRI 306, việc theo dõi các biện pháp phòng ngừa chất thải, kết hợp với mốc so sánh và phương pháp tính toán rõ ràng, sẽ giúp doanh nghiệp có thêm căn cứ đánh giá và công bố những kết quả môi trường đạt được.

Đọc thêm:

1. Văn phòng không giấy: Hệ sinh thái số FPT hỗ trợ ESG và chuyển đổi kép
2. Giải mã các thuật ngữ ESG chi tiết từ A-Z