Đầu tháng 5/2025, một chuỗi cửa hàng tiện lợi hoạt động 24/7 với hơn 500 điểm bán tại Việt Nam bắt đầu làm việc với FPT. Khi đó, doanh nghiệp chỉ còn chưa đầy một tháng để chuyển đổi sang giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng nghiệp vụ khởi tạo từ máy tính tiền theo yêu cầu của cơ quan thuế, với thời hạn hoàn thành trước ngày 01/06/2025. Quỹ thời gian ngắn mới là một nửa của bài toán. Giải pháp của nhà cung cấp trước đó không đáp ứng được nghiệp vụ mới, nên doanh nghiệp buộc phải đổi nhà cung cấp ngay giữa lúc đang vận hành. Trong khi đó, mỗi ngày hệ thống vẫn phải phát hành khoảng 250.000 hóa đơn, trung bình hơn 10.000 hóa đơn mỗi giờ, từ hàng loạt máy POS trên khắp cả nước. Với một chuỗi bán lẻ, hóa đơn không thể tạm dừng chờ hệ thống mới: khách vẫn mua hàng, máy tính tiền vẫn phải xuất hóa đơn, và nghĩa vụ với cơ quan thuế không có ngoại lệ

Khi hệ thống mới chưa thể tiếp nhận dữ liệu bán hàng tự động

Khó khăn của dự án bắt nguồn từ sự phụ thuộc giữa hệ thống bán hàng và quy trình phát hành hóa đơn điện tử. Với khoảng 20 chi nhánh, nhiều máy POS và hàng trăm điểm bán, doanh nghiệp không chỉ xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà còn sử dụng hóa đơn VAT, phiếu xuất kho và các chứng từ phục vụ những nghiệp vụ khác nhau. Việc chuyển đổi nhà cung cấp vì thế đòi hỏi nền tảng mới phải đáp ứng được nhiều luồng dữ liệu và quy trình xử lý, thay vì chỉ thay thế một công cụ phát hành hóa đơn đơn lẻ.

Trong khi đó, hệ thống bán hàng của doanh nghiệp chưa thể kết nối ngay với FPT.eInvoice. Việc chưa có luồng truyền dữ liệu tự động đòi hỏi một phương án xử lý thay thế cho các giao dịch phát sinh tại điểm bán, đồng thời vẫn phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và nhất quán của dữ liệu hóa đơn.

Từ chuyển đổi đến vận hành: FPT cùng doanh nghiệp tháo gỡ từng điểm nghẽn

Sau khi đánh giá nhiều phương án kết nối, FPT và doanh nghiệp thống nhất lựa chọn tích hợp FPT.eInvoice với hệ thống bán hàng hiện có thông qua API, hướng tới tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, quá trình tích hợp cần khoảng 1-2 tuần để hoàn tất, trong khi doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ phát hành hóa đơn cho các giao dịch phát sinh hằng ngày. Việc chuyển đổi sang nền tảng mới vì thế không thể phụ thuộc hoàn toàn vào thời điểm hoàn thành kết nối kỹ thuật.

Để duy trì hoạt động phát hành hóa đơn trong giai đoạn này, phương án phát hành thủ công trên FPT.eInvoice được triển khai trong khoảng một tuần. Đây là giải pháp chuyển tiếp đòi hỏi nhiều công sức, bởi những công đoạn vốn được xử lý thông qua luồng dữ liệu tự động nay cần thêm thao tác xử lý và kiểm tra. Đội ngũ FPT trực tiếp phối hợp cùng doanh nghiệp trong quá trình phát hành hóa đơn, hỗ trợ giải quyết các vướng mắc phát sinh và thực hiện những thủ tục cần thiết với cơ quan thuế khi chuyển đổi nhà cung cấp. Trong khi đó, công việc tích hợp vẫn tiếp tục được triển khai song song, giúp hai bên vừa duy trì hoạt động hóa đơn vừa từng bước hoàn thiện hệ thống mới.

Trong quá trình tích hợp, FPT phối hợp với đội ngũ kỹ thuật của doanh nghiệp để thiết lập kết nối API, chuyển từ phương thức phát hành thủ công sang luồng phát hành hóa đơn tự động. Ngoài việc kết nối hệ thống, hai bên còn phối hợp xử lý những vấn đề phát sinh từ quy trình và hạ tầng hiện có, bảo đảm giải pháp mới đáp ứng các nghiệp vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn VAT và chứng từ liên quan. Đến ngày 31/05/2025, quá trình tích hợp hoàn tất và FPT.eInvoice chính thức go-live, đáp ứng mốc thời gian mà doanh nghiệp cần tuân thủ theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Nền tảng mới đáp ứng nghiệp vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà giải pháp trước đó chưa hỗ trợ, đồng thời phục vụ xử lý các luồng dữ liệu khác nhau phù hợp với nghiệp vụ của doanh nghiệp. Sau chuyển đổi, hệ thống vận hành với sản lượng trung bình khoảng 250.000 hóa đơn mỗi ngày. Trong giai đoạn đầu sau go-live, FPT tiếp tục phối hợp cùng doanh nghiệp đối soát dữ liệu hằng ngày qua nhiều kênh nhằm kiểm tra tính đầy đủ của các hóa đơn đã phát hành, đồng thời hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh để ổn định quy trình vận hành trên nền tảng mới.

Không chỉ lựa chọn giải pháp, mà còn lựa chọn năng lực triển khai

Với những doanh nghiệp có quy mô giao dịch lớn và hệ thống vận hành phức tạp, lựa chọn một nền tảng hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật mới chỉ là một phần của bài toán. Khả năng triển khai giải pháp trong điều kiện vận hành thực tế cũng cần được xem xét ngay từ đầu, đặc biệt khi việc chuyển đổi phải diễn ra trong thời gian ngắn mà hoạt động kinh doanh vẫn tiếp tục. Bên cạnh tính năng phần mềm, doanh nghiệp cần đánh giá phương án chuyển đổi, nguồn lực hỗ trợ của nhà cung cấp và cách các bên phối hợp khi phát sinh những tình huống ngoài kế hoạch. Đây là những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ triển khai và khả năng đưa hệ thống mới vào sử dụng trong thực tế.

Trường hợp triển khai FPT.eInvoice cho chuỗi cửa hàng tiện lợi 24/7 cho thấy cách tổ chức quá trình chuyển đổi có thể tạo ra khác biệt trong những dự án chịu áp lực lớn về thời gian và yêu cầu vận hành liên tục. Việc triển khai phương án phát hành chuyển tiếp song song với tích hợp API, kết hợp hỗ trợ thủ tục với cơ quan thuế và đối soát dữ liệu sau go-live, giúp doanh nghiệp từng bước chuyển sang nền tảng mới mà không phải chờ toàn bộ công việc kỹ thuật hoàn tất. Đây cũng là giá trị mà FPT mang lại trong dự án: không chỉ cung cấp giải pháp đáp ứng nghiệp vụ, mà còn xây dựng phương án triển khai phù hợp với những ràng buộc thực tế của khách hàng.