Văn phòng không giấy và trụ cột Social của ESG: Giá trị vượt ngoài năng suất
Trong trụ cột Xã hội (Social) của ESG, điều kiện làm việc, quyền lợi của người lao động và quyền riêng tư của khách hàng là những vấn đề được đề cập trong các tiêu chuẩn như ESRS S1 – Own Workforce và GRI 418 – Customer Privacy. Đồng thời, Mục tiêu Phát triển Bền vững số 8 (SDG 8) của Liên Hợp Quốc nhấn mạnh nâng cao năng suất thông qua công nghệ, đổi mới và thúc đẩy môi trường làm việc an toàn. Trong bối cảnh đó, mô hình văn phòng không giấy không chỉ hướng đến giảm sử dụng tài nguyên mà còn tạo điều kiện cải thiện môi trường làm việc thông qua việc số hóa các quy trình như xử lý hóa đơn, hợp đồng và phê duyệt nội bộ. Việc ứng dụng tự động hóa và AI trong các quy trình này có thể giúp giảm gánh nặng hành chính, nâng cao trải nghiệm làm việc và hỗ trợ bảo vệ quyền riêng tư của những người tham gia môi trường số.
Một trong những tác động của mô hình văn phòng không giấy đối với người lao động là giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ vật lý trong môi trường làm việc. Khi biểu mẫu nội bộ, hợp đồng và hóa đơn được khởi tạo, xử lý và lưu trữ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp có thể hạn chế nhu cầu in ấn, sao chép, vận chuyển và lưu giữ chứng từ giấy. Điều này không chỉ góp phần giảm giấy thải và vật tư tiêu hao mà còn hạn chế tình trạng hồ sơ tồn đọng, chiếm dụng không gian và phát sinh công việc sắp xếp, bảo quản tài liệu.
Quy mô chiếm dụng không gian của hồ sơ giấy có thể hình dung qua một dự án triển khai FPT.SPro tại doanh nghiệp sản xuất FDI. Trước khi chuyển đổi, các thủ tục nội bộ như nghỉ phép, đăng ký làm thêm giờ và cập nhật thông tin nhân sự chủ yếu sử dụng biểu mẫu giấy, phê duyệt thủ công.
Sau triển khai, nền tảng được áp dụng cho 1500 người dùng tại khối văn phòng và nhà máy, với hơn 100 quy trình đang vận hành và hơn 10000 yêu cầu được xử lý mỗi tháng. Nếu giả định toàn bộ số yêu cầu này phải lưu thành hồ sơ giấy, với độ dày trung bình chỉ 1 mm mỗi bộ, doanh nghiệp sẽ cần hơn 10 mét chiều dài kệ lưu trữ cho hồ sơ phát sinh trong một tháng.
Thông qua FPT.SPro, doanh nghiệp có thể chuyển việc lập, luân chuyển, phê duyệt và quản lý các yêu cầu nội bộ sang môi trường số, giảm nhu cầu bố trí không gian cho hồ sơ đang xử lý và lưu trữ. Kết hợp với FPT.eContract và FPT.eInvoice trong nghiệp vụ hợp đồng và hóa đơn, mô hình văn phòng không giấy góp phần hạn chế tình trạng tài liệu tích tụ tại bàn làm việc, tủ hồ sơ và các bộ phận nghiệp vụ, tạo điều kiện tổ chức không gian làm việc gọn gàng, thuận tiện vệ sinh và sử dụng hiệu quả hơn.
Bên cạnh việc cải thiện điều kiện làm việc, mô hình văn phòng không giấy còn góp phần nâng cao năng suất lao động thông qua việc giảm các thao tác hành chính lặp lại. Đối với bộ phận kế toán tại doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, một hóa đơn đầu vào có thể kéo theo nhiều công việc: kiểm tra email để tiếp nhận chứng từ, đọc và nhập thông tin hóa đơn, xác minh nhà cung cấp, đối chiếu dữ liệu trước khi cập nhật vào hệ thống kế toán. Khi số lượng hóa đơn gia tăng, những thao tác này có thể chiếm dụng đáng kể thời gian, khiến nhân viên phải tập trung vào việc thu thập và kiểm tra dữ liệu thay vì các nhiệm vụ cần đánh giá chuyên môn.
FPT.eInvoice hỗ trợ giảm bớt gánh nặng này bằng cách kết hợp tự động hóa với AI trong quy trình xử lý hóa đơn đầu vào. Giải pháp có khả năng theo dõi email để tiếp nhận chứng từ, sử dụng AI đọc và trích xuất thông tin từ tài liệu, hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và nhận diện các dấu hiệu rủi ro liên quan đến nhà cung cấp. Dữ liệu sau xử lý được chuyển vào hệ thống hóa đơn và có thể tiếp tục đồng bộ với phần mềm kế toán theo phương án tích hợp của doanh nghiệp. Nhờ đó, nhân viên không phải thực hiện lại toàn bộ chuỗi thao tác từ tìm kiếm chứng từ, nhập liệu đến chuyển dữ liệu giữa các hệ thống, mà có thể tập trung kiểm tra những trường hợp bất thường, xử lý ngoại lệ và đưa ra quyết định nghiệp vụ.
Các kết quả kiểm tra bằng AI đóng vai trò hỗ trợ rà soát, không thay thế hoàn toàn việc đánh giá pháp lý hoặc quyết định của người có thẩm quyền. Tương tự, FPT.SPro hỗ trợ giảm công việc theo dõi và xử lý yêu cầu nội bộ, trong khi FPT.eContract hạn chế các thao tác hành chính liên quan đến việc tổ chức ký kết hợp đồng. Khi được triển khai phù hợp, các giải pháp trong hệ sinh thái số FPT IS có thể giúp người lao động giảm thời gian dành cho công việc hành chính, đồng thời tạo điều kiện tập trung vào những nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn và khả năng ra quyết định.
Bên cạnh việc giảm khối lượng công việc thủ công, các quy trình số còn giúp nhân viên, khách hàng và đối tác chủ động hơn trong việc tiếp cận và thực hiện các thủ tục liên quan. Với FPT.eInvoice, người mua có thể tra cứu và tải hóa đơn thông qua cổng thông tin điện tử (Buyer Portal), thay vì phải liên hệ trực tiếp với bộ phận kế toán để yêu cầu cung cấp lại chứng từ.
Đồng thời, khả năng lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm của FPT.eInvoice onCloud giúp doanh nghiệp duy trì dữ liệu chứng từ lâu dài, thuận tiện tra cứu và đối chiếu khi phát sinh nhu cầu. FPT.eContract hỗ trợ các bên tham gia ký kết hợp đồng từ xa, hạn chế sự phụ thuộc vào địa điểm và việc trao đổi hồ sơ vật lý.
Trong nội bộ doanh nghiệp, FPT.SPro cho phép nhân viên gửi yêu cầu, theo dõi tiến độ và nhận thông báo xử lý trên hệ thống. Những khả năng này giúp giảm các bước liên hệ, chờ đợi và đi lại không cần thiết, đồng thời tạo điều kiện để người sử dụng tiếp cận quy trình thuận tiện hơn.
Khi hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ nội bộ được xử lý trên môi trường số, việc bảo vệ thông tin cá nhân cũng trở thành một phần quan trọng trong trải nghiệm của người sử dụng. Hóa đơn điện tử có thể chứa thông tin định danh và dữ liệu giao dịch của người mua; hợp đồng điện tử có thể bao gồm thông tin của người ký và các điều khoản cần bảo mật, trong khi hồ sơ nội bộ có thể liên quan đến dữ liệu nhân sự. Việc các tài liệu này được lưu trữ, truy cập và chia sẻ giữa nhiều bên đặt ra yêu cầu kiểm soát chặt chẽ phạm vi sử dụng thông tin, nhằm hạn chế nguy cơ tiếp cận hoặc tiết lộ dữ liệu ngoài ý muốn.
FPT.eInvoice hỗ trợ xác thực thông tin trong quá trình truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa các hệ thống. FPT.eContract cung cấp các cơ chế xác thực người ký, bảo mật nhiều lớp và quản lý riêng biệt dữ liệu khách hàng.
Với FPT.SPro, phân hệ Drive hỗ trợ chia sẻ tài liệu có kiểm soát thông qua các cơ chế như phân quyền xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống; thiết lập thời hạn truy cập; xác thực bằng mật khẩu, OTP và giới hạn địa chỉ IP. Chẳng hạn, khi chia sẻ hồ sơ chứa thông tin cá nhân với đối tác, doanh nghiệp có thể quy định người nhận được xem những nội dung nào, trong khoảng thời gian bao lâu và có được phép tải tài liệu hay không.
Các cơ chế này góp phần hạn chế việc tiếp cận thông tin ngoài phạm vi cho phép, hỗ trợ bảo vệ quyền riêng tư và lợi ích của nhân viên, khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, hiệu quả bảo vệ dữ liệu còn phụ thuộc vào chính sách quản lý thông tin, cấu hình bảo mật và phạm vi triển khai thực tế của từng giải pháp.
Đọc thêm:
Bạn hãy đăng nhập vào Facebook để thực hiện bình luận và chia sẻ bản tin này cho bạn bè.