Doanh nghiệp có phải chuyển sang XAdES ngay từ tháng 11/2026?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi sang XAdES ngay trong tháng 11/2026. Đây là thời điểm Cục Thuế dự kiến triển khai tiêu chuẩn chữ ký số mới theo kế hoạch nâng cấp hệ thống, trong khi chuẩn DSig vẫn được tiếp nhận trong giai đoạn chuyển tiếp.

XAdES là tiêu chuẩn chữ ký điện tử nâng cao được xây dựng trên nền tảng XML Signature. Trong giai đoạn chuyển tiếp, hệ thống hóa đơn điện tử vẫn tiếp nhận cả chuẩn DSig đang được sử dụng và chuẩn XAdES mới. 

Việc áp dụng XAdES nằm trong kế hoạch nâng cấp hệ thống hóa đơn, chứng từ điện tử được Cục Thuế công bố tại Công văn 7714/CT-CĐS ngày 16/10/2026. Kế hoạch này được triển khai theo bốn giai đoạn từ tháng 9 đến tháng 12/2026, trong đó nội dung áp dụng XAdES dự kiến thực hiện vào tháng 11.

Tuy nhiên, thời điểm triển khai tiêu chuẩn mới và thời hạn kết thúc tiếp nhận tiêu chuẩn cũ là hai mốc khác nhau. Quyết định 1233/QĐ-CT ngày 27/08/2026 xác định hệ thống ký số tiếp nhận song song DSig và XAdES trong giai đoạn chuyển tiếp, với thời hạn tiếp nhận DSig đến hết ngày 09/04/2027.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp đang sử dụng DSig không cần mặc định rằng phần mềm hóa đơn điện tử phải ngừng hoạt động hoặc thay đổi ngay trong tháng 11. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tận dụng giai đoạn chuyển tiếp để xác nhận khả năng hỗ trợ XAdES của giải pháp hiện tại và thống nhất kế hoạch nâng cấp với nhà cung cấp.

Lộ trình chuyển đổi XAdES 2026-2027 diễn ra như thế nào?

Lộ trình chuyển đổi được xác định theo các mốc thời gian khác nhau, tương ứng với kế hoạch nâng cấp hệ thống và thời gian tiếp nhận các tiêu chuẩn cũ.

Tháng 11/2026 là giai đoạn Cục Thuế dự kiến triển khai áp dụng XAdES. Đây là thời điểm doanh nghiệp nên bắt đầu xác nhận với nhà cung cấp về khả năng hỗ trợ tiêu chuẩn mới, đặc biệt nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với các hệ thống khác.

Tiếp đó, ngày 31/12/2026 là thời hạn kết thúc tiếp nhận thông điệp dữ liệu phiên bản 2.1.0. Trong giai đoạn chuyển tiếp, hệ thống thông tin quản lý thuế tiếp nhận song song hai phiên bản 2.1.0 và 2.1.1. Kể từ ngày 01/01/2027, hệ thống sẽ hoàn thành nâng cấp và chỉ tiếp nhận phiên bản 2.1.1.

Đến ngày 09/04/2027, thời gian tiếp nhận chuẩn chữ ký số DSig kết thúc. Hệ thống ký số được nâng cấp theo lộ trình của cơ quan thuế, bảo đảm hoàn thành trước ngày 10/04/2027.

Trong các mốc trên, ngày 09/04/2027 là thời hạn doanh nghiệp đang sử dụng DSig cần đặc biệt quan tâm. Trước khi giai đoạn chuyển tiếp kết thúc, doanh nghiệp nên phối hợp với nhà cung cấp để bảo đảm giải pháp ký số đáp ứng tiêu chuẩn được hệ thống tiếp nhận.

Vì sao thời hạn 31/12/2026 và 09/04/2027 khác nhau?

Hai thời hạn này liên quan đến hai thành phần khác nhau trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử.

Có thể hiểu đơn giản, khi một hóa đơn được lập và gửi đến cơ quan thuế, phần mềm cần bảo đảm dữ liệu được sắp xếp theo đúng cấu trúc mà hệ thống tiếp nhận. Đây là nội dung liên quan đến phiên bản thông điệp dữ liệu. Trong khi đó, tiêu chuẩn chữ ký số quy định cách tạo lập và xác minh chữ ký trên dữ liệu điện tử. Vì vậy, việc nâng cấp phiên bản thông điệp từ 2.1.0 lên 2.1.1 và chuyển đổi chuẩn chữ ký số từ DSig sang XAdES có hai thời hạn chuyển tiếp riêng.

Điều này không đồng nghĩa mọi cách kết hợp giữa phiên bản thông điệp và chuẩn chữ ký đều được hệ thống tiếp nhận. Doanh nghiệp cần xác nhận với nhà cung cấp về khả năng tương thích của giải pháp và kế hoạch nâng cấp phù hợp.

Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử độc lập, những thay đổi này có thể được nhà cung cấp xử lý trong quá trình cập nhật hệ thống. Với doanh nghiệp có kết nối giữa hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng, kế toán hoặc ERP, việc nâng cấp có thể cần thêm bước kiểm tra để bảo đảm dữ liệu được truyền nhận đúng cách.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi thời gian chuyển tiếp kết thúc?

Việc chuyển sang XAdES không đồng nghĩa mọi doanh nghiệp đều phải thay đổi toàn bộ hệ thống hóa đơn điện tử. Những công việc cần thực hiện phụ thuộc vào phần mềm, phương thức ký số và mô hình vận hành đang sử dụng.

Với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp

Nếu doanh nghiệp đang lập và phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm của một nhà cung cấp dịch vụ, việc đầu tiên cần làm là xác nhận giải pháp hiện tại đã hỗ trợ XAdES hay chưa.

Tùy theo cách thức vận hành, nhà cung cấp có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ việc nâng cấp trên hệ thống của mình. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp có thể không cần thay thế phần mềm đang sử dụng.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp ký hóa đơn bằng USB Token thông qua công cụ ký cài đặt trên máy tính, quá trình chuyển đổi có thể yêu cầu cập nhật công cụ ký theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Do đó, ngoài khả năng hỗ trợ XAdES của phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần xác nhận phương thức ký số hiện tại có cần điều chỉnh hay không.

Với doanh nghiệp có hệ thống ERP, POS hoặc phần mềm kế toán tích hợp

Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm kết nối, việc chuyển đổi cần được xem xét trong toàn bộ quy trình phát hành hóa đơn. Ví dụ, tại một cửa hàng bán lẻ, thông tin giao dịch có thể được ghi nhận trên phần mềm bán hàng, sau đó chuyển sang phần mềm hóa đơn điện tử để lập và ký hóa đơn. Kết quả phát hành tiếp tục được đồng bộ về hệ thống quản lý để lưu trữ hoặc đối soát.

Khi tiêu chuẩn chữ ký số thay đổi, không phải tất cả phần mềm trong quy trình này đều cần nâng cấp. Tuy nhiên, nếu một hệ thống có chức năng trực tiếp xử lý hoặc kiểm tra dữ liệu chữ ký, doanh nghiệp có thể cần thực hiện điều chỉnh hoặc kiểm thử bổ sung.

Vì vậy, bộ phận IT nên phối hợp với nhà cung cấp để xác định những thành phần chịu ảnh hưởng, đồng thời kiểm tra hoạt động lập, ký và truyền nhận hóa đơn trước khi đưa hệ thống nâng cấp vào sử dụng.

Với doanh nghiệp đang triển khai mới hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đang lựa chọn hoặc triển khai phần mềm hóa đơn điện tử trong giai đoạn cuối năm 2026 và đầu năm 2027 nên xem khả năng hỗ trợ XAdES là một trong những tiêu chí đánh giá giải pháp.

Bên cạnh tiêu chuẩn chữ ký số, doanh nghiệp cũng cần xác nhận phiên bản thông điệp dữ liệu được hỗ trợ và khả năng kết nối với những phần mềm đang sử dụng.

Việc làm rõ các yêu cầu này ngay từ giai đoạn triển khai sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế những điều chỉnh phát sinh sau khi hệ thống đi vào vận hành.

Chuyển sang XAdES có cần thay USB Token hoặc đăng ký lại chữ ký số không?

Việc chuyển từ DSig sang XAdES không mặc nhiên đồng nghĩa với yêu cầu thay USB Token hoặc cấp lại chứng thư số. XAdES thay đổi tiêu chuẩn và cấu trúc chữ ký trên dữ liệu XML, trong khi chứng thư số là thành phần được sử dụng để xác thực người ký.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể cần cập nhật phần mềm hoặc công cụ ký số để tạo chữ ký theo tiêu chuẩn mới. Phạm vi thay đổi cụ thể cần được xác nhận với nhà cung cấp giải pháp. Đối với thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cần phân biệt việc thay đổi chuẩn chữ ký với việc thay đổi các thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.

Tuy nhiên, nếu quá trình chuyển đổi đồng thời làm thay đổi chứng thư số, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần rà soát thủ tục cập nhật tương ứng theo quy định hiện hành.

Để tránh phát sinh công việc không cần thiết, doanh nghiệp nên xác nhận với nhà cung cấp về khả năng tiếp tục sử dụng chứng thư số, phương thức ký hiện tại và những thủ tục cần thực hiện, nếu có.

FPT.eInvoice và FPT.eSign hỗ trợ doanh nghiệp trong lộ trình chuyển đổi XAdES

Trong giai đoạn chuyển tiếp, doanh nghiệp có thể liên hệ FPT để được tư vấn về khả năng hỗ trợ XAdES của giải pháp chữ ký số và hóa đơn điện tử đang sử dụng, cũng như phương án nâng cấp phù hợp.

FPT.eSign là giải pháp chữ ký số thuộc hệ sinh thái FPT, có khả năng tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice. Thông tin về tiêu chuẩn XAdES và khả năng hỗ trợ của FPT.eSign đã được giới thiệu tại bài viết FPT.eSign đáp ứng tiêu chuẩn XAdES cho hóa đơn điện tử.

Quý Doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn về lộ trình chuyển đổi XAdES và phương án chuẩn bị phù hợp, vui lòng để lại thông tin tại đây hoặc liên hệ Hotline 1900 636 191